Mitarbeiterbefragung: Planung, Durchführung & Auswertung

Das erwartet Dich in diesem Artikel: 

1. Welche Vorteile bringt eine Mitarbeiterbefragung? 
2. Wie plant man eine Mitarbeiterbefragung? 
3. Den Fragebogen erstellen 
4. Die Auswertung einer Mitarbeiterumfrage 
5. Fazit

Welche Vorteile bringt eine Mitarbeiterbefragung?

Die Messung der Mitarbeiterzufriedenheit mithilfe einer Umfrage kann für Dich als Arbeitgeber viele Vorteile mit sich bringen. Zum einen können gezielt Punkte entdeckt werden, die beispielsweise die Produktivität negativ beeinflussen. Weiterhin zeigen die Ergebnisse oft weitere Schwachstellen auf, die Du als Arbeitgeber im Gegensatz zu Deinen Mitarbeitern mitunter gar nicht so wahrnehmen kannst. Obwohl die so gemessenen Stimmungen und Meinungen tagesaktuell und abhängig von dem Befinden der Angestellten zum Befragungszeitpunkt sind, liefern sie doch wertvolle Erkenntnisse. Anhand dieser Ergebnisse kannst Du gezielte Maßnahmen und Möglichkeiten zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit und der allgemeinen Leistungsfähigkeit ableiten.

Sofern die Umfrage im Interesse des Teams entwickelt, durchgeführt und ausgewertet wird, zeigt sich natürlich der wohl wichtigste Vorteil: eine verbesserte Mitarbeiterbindung und gesteigerte Loyalität gegenüber dem Unternehmen als Arbeitgeber. Die Mitarbeiter sehen es als durchaus positiv an, wenn Du auf diesem Weg aktiv an Unternehmensentscheidungen beteiligt wirst.

Wie plant man eine Mitarbeiterbefragung?

Bevor eine konkrete Mitarbeiterbefragung entwickelt und schließlich durchgeführt werden kann, solltest Du Dir als Arbeitgeber bewusst werden, welche Ziele Du damit erreichen möchtest. Hierzu zählt beispielsweise auch das Festlegen des Befragungszyklus und in welcher Regelmäßigkeit eine Umfrage durchgeführt werden soll.

Das priorisierte Ziel sollte natürlich die Messung der Mitarbeiterzufriedenheit und der Stimmung im Unternehmen sein. Nutze als Arbeitgeber diese Möglichkeit um direkte Maßnahmen zu ergreifen, Strukturen und Prozesse zu verbessern.

Quick Facts

• Informiere Deine Teams rechtzeitig über die anstehende Befragung. Somit sicherst Du einen hohen Rücklauf.
• Erläutere die Intention des Fragebogens. Gib zu verstehen, was es damit auf sich hat.
• Das Ausfüllen sollte nicht länger als 15 bis 20 Minuten dauern. Umso länger die Beantwortung, desto weniger motiviert sind Deine Angestellten alles zu beantworten.
• Kündige an, auf welchem Wege und wann genau Deine Mitarbeiter zu der Befragung eingeladen werden, zum Beispiel per E-Mail-Link.
• Die Teilnahme sollte freiwillig bleiben, aber mit einem kleinen Dankeschön kannst Du die Teilnehmer natürlich motivieren, z.B. mit einem Eis, Kuchen, etwas Schokolade, und, und, und.
• Gehe vertrauensvoll mit den sensiblen Daten um und gewährleiste Anonymität! Auch hier gilt: Datenschutz!

Fragebogen erstellen & Umfrage planen

Den Fragebogen erstellen

Um eine Mitarbeiterbefragung in vollem Umfang durchführen und aussagekräftige Kennwerte messen zu können, müssen diese mithilfe von gezielten Fragen in Erfahrung gebracht werden. Achte bei der Entwicklung des Fragebogens darauf, dass Du diesen für eine erneute, aber kürzere Umfrage nutzt und anpassen kannst. Somit schaffst Du eine Basis, um Stimmungen und Trends in regelmäßigen Abständen schnell zu erkennen. 

Die einzelnen Fragen sollten kurz, prägnant und verständlich sein. Niemand will überlegen müssen, was genau mit einzelnen Formulierungen gemeint ist. Nutze eine Mischung aus qualitativen und quantitativen Fragen. Das heißt, Fragen, die sowohl ausführliche und meinungsbildende Antworten verlangen als auch einfache Skalen-Fragen, die zum Beispiel die Zufriedenheit bezüglich einzelner Aspekte, wie den Arbeitszeiten, dem Arbeitsplatz oder Pausenraum, erfragen. Vermeide doppelte Verneinungen, Fremdwörter und Extrema in der Fragestellung, z.B. "Mein Vorgesetzter erlaubt mir niemals Kaffeepausen zu machen."

Beispielfragen 

Abschnitt Zufriedenheit – Skalen-Fragen:

1. Wie zufrieden sind Sie mit Ihrem derzeitigen Job insgesamt?
2. Wie zufrieden sind Sie mit Ihren Arbeitszeiten?
3. Wie zufrieden sind Sie mit Ihren aktuellen Aufgaben?

Abschnitt Motivation – Zutreffendes ankreuzen:

1. Ich komme gerne zur Arbeit.
2. Das Erledigen meiner täglichen Aufgaben macht mir Spaß.
3. Ich weiß, wie ich zum Unternehmensziel beitragen kann.

Eine Mitarbeiterbefragung mithilfe eines Fragebogens durchführen

Pro Frage sollte nur ein Aspekt beleuchtet werden, nicht mehrere gleichzeitig. Es empfiehlt sich, die Mitarbeiterumfrage in mehrere Abschnitte zu gliedern. Somit wissen Deine Mitarbeiter, um welchen Bereich oder Arbeitsprozess es sich handelt. Beginne mit leichten Einstiegsfragen, wie nach dem aktuellen Befinden, und gib Deinen Mitarbeitern durch offene Antwortmöglichkeiten am Schluss die Chance, sich zu noch nicht gesagten Dingen äußern zu dürfen.

Die Erstellung einer Mitarbeiterumfrage kann auf verschiedenem Wege stattfinden. Es gibt diverse Software-Anbieter und Online-Tools, mit denen Du einen Umfrage erstellen und auch auswerten kannst. Diese Entscheidung solltest Du als Arbeitgeber anhand Deiner Ziele und Wünsche an das Thema Mitarbeiterzufriedenheit treffen.

Die Auswertung einer Mitarbeiterumfrage

Nun folgt der spannendste Teil: die Auswertung des Fragebogens. Diese kann auf verschiedenen Arten erfolgen und sollte sich an der Größe der Firma und der Anzahl der Angestellten richten. Für manche Branchen oder Abteilungen innerhalb eines Unternehmens mit mehreren Mitarbeitern, empfiehlt es sich, schon in der Erstellung des Fragebogens auf diese Rücksicht zu nehmen und für die jeweiligen Aufgabenbereiche anzupassen.

Statistik-Programme wie SPSS eignen sich hervorragend, um quantitative Fragen und ihre Antworten auszuwerten. Du unterstützt die Auswertung durch Häufigkeitszählungen und Grafiken. Bei qualitativen Antworten empfiehlt es sich wiederum, diese durch Häufigkeitsnennungen aufzuzählen, beispielsweise um zu überprüfen, wie oft in offenen Fragen die Hygiene am Arbeitsplatz von wie vielen Mitarbeitern bemängelt wird. Solche Antworten lassen sich in Kategorien zusammenfassen, die es für Dich in der Gesamtbetrachtung einfacher machen.

Mithilfe eines Auswertungsberichts lassen die Ergebnisse ideal zusammenfassen und die wichtigsten Punkte werden durch grafische und schriftliche Elemente vorgestellt. Schwachstellen, negative Tendenzen oder Stimmung können schnell erkannt werden. Ebenso werden positive Aspekte hervorgehoben, die bereits zur Mitarbeiterzufriedenheit beitragen.

Auswertung der Mitarbeiterumfrage 

Setze Deine Mitarbeiter von den zusammengefassten Ergebnissen der Umfrage in Kenntnis und mache deutlich, dass resultierende Maßnahmen vorgenommen werden, um angesprochene Probleme zu lösen. Somit gibst Du Deinen Mitarbeitern ein Gefühl der Wertschätzung und gleichzeitig erhält das Thema eine gewisse Verbindlichkeit. Es empfiehlt sich, die Durchführung und insbesondere die Auswertung einer Mitarbeiterbefragung, von externen Fachleuten übernehmen zu lassen. Somit kannst Du die absolute Anonymität und einen vertraulichen Umgang mit den Daten Deiner Angestellten gewährleisten und läufst nicht Gefahr, die Antworten und Meinungen der Befragten zu kritisieren oder als nichtig abzutun, da sie für Dich nicht wichtig erscheinen. Sprich uns dazu gerne an!

Fazit

Bei der Planung, Durchführung und Auswertung einer Mitarbeiterbefragung, die alle relevanten Aspekte rund um das Thema Mitarbeiterzufriedenheit erfasst, gibt es so einiges zu beachten. Im Personalmarketing ist ein interessantes Tool, um Einblicke in die Ansichten der Angestellten zu erhalten. Doch das oberste Ziel einer solchen Umfrage sollte dabei die Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit sein.