Das Vertriebs-Betriebssystem für Technologieunternehmen

Klar kannst du. Viele tun das — und merken nach ein paar Monaten dass technisch eingerichtet nicht dasselbe ist wie vertriebs-bereit.

Das Team trägt nicht ein, Leads werden zu langsam kontaktiert, Renewal läuft manuell, Daten stehen in drei verschiedenen Systemen und der Forecast bleibt Bauchgefühl. Nicht weil HubSpot schlecht ist — sondern weil der Prozess davor gefehlt hat, die Datensilos nicht konsolidiert wurden und Automationen gebaut wurden die niemand mehr anfasst.

Den Prozess bauen wir zuerst — damit du es einmal machst, nicht zweimal.

Technisch kompetent und vertrieblich strukturiert sind zwei verschiedene Aufgaben. Properties anlegen, Workflows bauen, Custom Objects konfigurieren — das schaffst du intern.

Aber: Datensilos konsolidieren bevor sie wachsen, Speed-to-Lead unter 5 Minuten automatisiert, Follow-up-Sequenzen die wirklich laufen, Renewal-Pipeline von Tag 1, KI-ready Datenbasis — das ist kein HubSpot-Wissen.

Das ist Vertriebssystem-Design. Und das löst sich nicht durch Einlesen.

Wahrscheinlich. Properties, Workflows, Integrationen — das ist Handwerk. Die Frage ist eine andere: hat jemand in deinem Team schon mal eine KI-ready Datenbasis aufgebaut? Speed-to-Lead unter 5 Minuten mit allen Edge Cases? Eine Renewal-Pipeline für IT-Wartungsverträge? Wenn ja, brauchst du uns nicht. Wenn nein, sparst du dir mit einem Partner 6 Monate Lernkurve.

Das Onboarding-Protokoll bauen wir direkt ins System ein. Neuer Mitarbeitender kommt — das System führt ihn durch die ersten 4 Wochen. Kein Wissenstransfer vom Vorgesetzten nötig. Das ist der Unterschied zwischen 4 Wochen und 6 Monaten bis zur Produktivität.

Ja — und es ist der richtige Zeitpunkt. Wer das Fundament sauber aufbaut hat in 6–12 Monaten die Datenbasis die KI-Features wie Predictive Forecasting, Lead Scoring und automatische Datenanreicherung tatsächlich funktionieren lässt.

Wir bauen das System so dass KI später nahtlos eingesetzt werden kann — nicht nachgerüstet werden muss.

Genau das verhindern wir mit dem Ansatz. Wer mit dem Tool anfängt, baut auf Annahmen — und räumt 12 Monate später auf.

Wir fangen mit Datenstrategie und Prozessdokumentation an. Bevor wir konsolidieren, dokumentieren wir was wir konsolidieren wollen. Bevor wir automatisieren, klären wir was triggern soll und was nicht.

Skalierung verstärkt was du hast — sie repariert nichts. Mit zwei Vertrieblern fällt nicht auf dass kein Renewal-Prozess existiert. Mit zehn ist es ein laufender Krisenherd. Mit zwei Vertrieblern lassen sich Datensilos in Tagen bereinigen. Mit zehn ist es ein Quartalsprojekt. Der günstigste Zeitpunkt ist immer der jetzige.

Ja — das ist Standardumfang im Foundation-Modul, nicht ein Sonderprojekt.

Wir starten mit einer Bestandsaufnahme: welche Quelle führt welches Datum, wo gibt es Dubletten, wo sind Pflichtfelder leer, wo widersprechen sich Systeme. Daraus entsteht eine Master-Logik — eine Quelle pro Feld, klare Regeln für Synchronisation, dokumentiert. Erst dann wird konsolidiert: Outlook-Kontakte bereinigt, ERP-Daten angereichert, Altdaten-CRM migriert oder archiviert, Excel-Listen entweder ins System überführt oder abgeschaltet.

Was wir dabei vermeiden: das alte Chaos im neuen System reproduzieren. Daten die nicht in HubSpot gehören, kommen nicht rein. Daten die fehlen, werden vor Import angereichert. Am Ende von Phase 1 hast du eine Datenbasis der du vertraust — und gleichzeitig das Fundament für KI-Anwendungen, die ohne saubere Daten nicht funktionieren.

Aufwand auf deiner Seite: ein paar Stunden für Datenfreigaben und Klärungen zu Edge Cases. Den Rest machen wir.

Können wir. Was in der Zwischenzeit passiert:

Lead-Volumen läuft weiter, Reaktionszeit bleibt zu langsam, Renewals laufen weiter ohne Prozess, Daten wachsen in Silos statt im System. Drei Monate sind kein Drama — aber sie sind nicht kostenlos.

Wenn der Aufwand das Thema ist: in den ersten 4 Wochen brauchen wir von dir einen Workshop-Tag und zwei Calls. Der Rest läuft auf unserer Seite.

Adoption ist eine Designentscheidung — keine Schulungsfrage. Die meisten Tools werden nicht genutzt weil sie Arbeit erzeugen statt welche abzunehmen.

Wir bauen das System so dass Eintragen der einfachste Weg ist: Felder werden automatisch befüllt wo möglich, Pflichtfelder sind nur dort wo sie wirklich nötig sind, Trigger nehmen Nacharbeit ab statt sie zu fordern. Schulung kommt am Ende — als Bestätigung, nicht als Lernkurve.

Wenn ein Vertriebler nach drei Tagen merkt dass das System ihm hilft, hast du keine Adoption-Frage mehr.

Excel daneben heißt: das System bildet etwas nicht ab was im Alltag gebraucht wird. Das ist eine Designlücke — kein Disziplinproblem. Deshalb fragen wir vor der ersten Property nicht "was soll HubSpot können" sondern "was tut dein Vertrieb tatsächlich". Wenn ein Vertriebler heute eine Excel führt, gibt es einen Grund. Den finden wir, bilden ihn im System ab — und dann braucht es keine Excel mehr.

Wenn doch noch eine läuft, ist das ein Signal: das System hat eine Lücke. Die schließen wir in der Systembegleitung.

Vier Dashboards für vier Rollen: Vertriebler sieht seine Prioritätenliste, Head of Sales sieht Team-Performance und Deal Health, GF sieht Pipeline und Forecast, CFO sieht Umsatzentwicklung und ROI.

Belastbar ist das Reporting ab dem Moment in dem die Datenbasis stimmt — also nach Phase 1. Vorher zeigen die Dashboards Annahmen, nicht Realität. Das ist auch der Grund warum wir nicht mit Dashboard-Bau anfangen sondern damit aufhören. Dashboards die schöne Zahlen aus schlechten Daten erzeugen, sind gefährlicher als gar keine.

Das ist das richtige Problem. Forecast funktioniert nicht über Disziplin sondern über Stage-Kriterien. Jede Pipeline-Stage hat klare Eintrittskriterien — bestimmte Felder müssen ausgefüllt sein damit ein Deal weiterwandern kann. Ohne diese Daten kommt der Deal nicht in die nächste Stage. Das System zwingt die Befüllung nicht durch Schulung sondern durch Logik. Wenn der Vertriebler den Deal vorwärts ziehen will, muss er die nötigen Informationen eintragen. Sonst bleibt der Deal sichtbar in der falschen Stage stecken — und das fällt im Weekly auf.

Montags 8 Uhr, 30 Sekunden, ein Blick. Das GF-Dashboard zeigt drei Dinge: welche Deals diese Woche schließen sollten, wo Deals stagnieren und Aufmerksamkeit brauchen, welche Renewals in den nächsten 30 Tagen anstehen. Kein Klick. Kein Filter. Kein Anruf bei der Vertriebsleitung. Das gleiche Prinzip für Head of Sales, CFO und Vertriebler — jeder bekommt seine Sicht, in Sekunden, ohne Aufwand.

Genau das ist der Kern. Zwischen der ersten Anfrage und dem unterschriebenen Vertrag liegen bei den meisten IT-Unternehmen vier bis sechs Systemwechsel — und an jeder Übergabe geht Zeit, Datenqualität und Abschlusswahrscheinlichkeit verloren.

Wir bauen den Weg von der Anfrage bis zum Vertrag als durchgängigen Prozess in HubSpot: Lead-Eingang, Qualifizierung, Angebot per CPQ, Unterschrift per E-Signatur — alles in einem System, ein Ort der Wahrheit. Ihre Fachsysteme wie ERP oder Billing binden wir an, wo es Sinn ergibt — bis zum Zahlungseingang, wenn Sie das brauchen.

Ja, in vielen Bereichen können wir unterstützen.

Der Fokus im CORE liegt auf dem Vertriebsprozess — von der Anfrage bis zum Vertrag. Alles was darüber hinausgeht, etwa Projektabwicklung, Service oder Fulfillment, ist außerhalb dieses Prozesses und damit ein eigenes, separates Projekt. Vorteil für Sie: Der Vertrieb wird in 12 Wochen sauber aufgebaut, ohne durch angrenzende Themen verwässert zu werden. Läuft der Vertrieb, schauen wir gemeinsam welche Bereiche als Nächstes Sinn ergeben — und genauso binden wir Marketing Hub, Service Hub und Ihre bestehenden Tools an, wo es für Ihren Prozess sinnvoll ist.