Vom Kopfwissen zum Betriebssystem

Sales-Betriebssystem auf Basis von HubSpot

Wir bauen dein System ohne Kopfabhängigkeit: Ob dein Vertrieb wirklich ohne dich funktioniert, ist eine Frage, die sich lohnt zu klären. Eine der häufigsten Ursachen für ausbleibendes Wachstum ist ein Vertrieb, der an einzelnen Menschen hängt. Aus diesem Grund bauen wir mit viscale® ein System, das aus Kopfwissen einen dokumentierten Prozess macht.

✓ Neue Vertriebler in vier Wochen produktiv ✓ Saubere Daten statt Excel-Versionen ✓ Bestandsumsatz aktiv gemanagt statt zufällig verlängert

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In 30 Min unverbindlich dein erster Schritt zu Klarheit

Wachstum · Dashboard live

Foundation & Kundenwissen konsolidierenWoche 1-4

Execution & ProzessautomatisierungWoche 5-8

Intelligence & SkalierungWoche 9-12

Fortwährende Systembegleitunglaufend

250+Projekte im DACH-Raum

Vertrauen von über 250 Mittelständlern im DACH-Raum

Warum Vertrieb an Köpfen statt Systemen hängt

Wissen vorhanden, System bisher fehlend.

Kundenwissen in Köpfen, Excel-Listen und Notizbüchern lässt sich nicht skalieren. Das ist kein Fleiß-, sondern ein Dokumentations-Problem – und genau das lösen wir mit einem echten Vertriebssystem.

„Ich bin noch in jedem großen Deal drin – nicht weil ich will, sondern weil ich muss."

„Wenn mein bester Vertriebler kündigt, geht sein Kundenwissen mit – wir haben nie etwas dokumentiert."

„Wir haben drei Excel-Versionen – Vergangenheit, Gegenwart und Hoffnung."

Selbsttest für dein bestehendes HubSpot-Setup

Wie fit ist dein HubSpot-Setup wirklich?

6 kurze Fragen, 2 Minuten. Du bekommst sofort eine ehrliche Einschätzung – plus die wichtigsten Hebel für dein System.

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Ergebnis sofort auf dem Bildschirm
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2 Min.

So entsteht dein Vertriebssystem

Drei Phasen, die zusammen aus Kopfwissen ein System machen.

Foundation schafft eine Wahrheit, Execution macht sie zum laufenden Prozess, Intelligence macht daraus Skalierung – kein Software-Projekt, sondern ein Vertriebssystem in 12 Wochen.

HEBEL 01

Foundation

Kundenwissen aus Excel, Outlook und Köpfen zu einer sauberen Datenbasis konsolidiert – statt Wahrheit, die in drei Dateien verteilt ist.

→

HEBEL 02

Execution

Renewals, die sich automatisch anstoßen, neue Vertriebler in vier Wochen produktiv – statt sechs Monate Einarbeitung.

→

HEBEL 03

Intelligence

Belastbarer Forecast, Deal-Health-Score, KI-Vorschläge auf Basis von Signalen – statt Bauchgefühl.

Zusammengehalten durch laufende Systembegleitung: Neue Automationen und Kanäle kommen dazu, während das Fundament bestehen bleibt.

Kundenergebnisse

Was möglich wird,
wenn Marketing und Vertrieb zusammenspielen.

Echte Projekte aus Marketing, Vertrieb und CRM – ehrlich erzählt: Ausgangslage, Lösung, Wirkung.

Software · Hotellerie

Ausgangslage

Drei parallele Tools – Jira, Pipedrive, Nifty. Keine gemeinsame Datenbasis, kein strukturierter Sales-Cycle.

LÖSUNG

Sales Hub als zentrales CRM, alle drei Tools migriert,Pipeline & Playbooks – das Team wurde schnell eigenständig.

„

Klare Empfehlung für alle, die ihren Sales strukturiert aufbauen und nachhaltig skalieren möchten. — Claudio Haas, Head of Sales, vioma

3 → 1

Drei Tools zu einem System

Kürzerer

Sales-Cycle durch klare Prozesse

Eigenständig

Team entwickelt HubSpot selbst weiter

KI · Medizin-Doku

Ausgangslage

Ein KI-Unternehmen ohne eigenes System: Vertrieb über Köpfe, Angebote außerhalb des Tools, Tickets manuell sortiert.

LÖSUNG

Vollständige Datenmigration, Vertrieb & Service in HubSpot, CPQ direkt im System und Breeze AI für Standardanfragen.

Systemgetrieben

Vertrieb & Service ohne Personenabhängigkeit

− Angebotszeit

CPQ direkt in HubSpot

Auto-Support

Breeze AI klassifiziert & antwortet

Industrie-IT

Ausgangslage

Kein zentrales CRM. Daten auf weclapp und in Silos, keine Pipeline, kein Follow-up – und ein ambitioniertes Wachstumsziel.

LÖSUNG

HubSpot Sales Hub Pro als Source of Truth, bidirektionale weclapp-Integration via n8n, strukturierte Pipeline & Reporting.

Umsatz ×2

Systemgrundlage fürs Ziel 2028

Kein Lead

geht mehr verloren

Echtzeit

ERP ↔ CRM via n8n

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Für wen wir arbeiten

Gemacht für Technologieunternehmen, deren Vertrieb noch an Menschen statt an einem System hängt.

Ob IT-Dienstleister, SaaS-Anbieter oder Systemhaus: Wir bauen ein Vertriebssystem, das Kopfwissen in einen dokumentierten Prozess verwandelt – damit dein Wachstum nicht an einzelnen Personen hängt.

Technologie · IT & Software

Skalierende Tech-Anbieter mit erklärungsbedürftigem Produkt.

SaaS & Digital

Wiederkehrende Umsätze, planbare Pipeline, sauberes Reporting.

Professional Services

Auslastung planen, Leads qualifizieren, Follow-up automatisieren.

7-stelliger Umsatz+ DACH-Raum Marketing, Vertrieb & CRM Etablierte Unternehmen

Menschen hinter viminds

17 Jahre Erfahrung.
Ein Team, das anpackt.

Team kennenlernen →

So arbeiten wir

In zwölf Wochen vom Kopfwissen zum Vertriebssystem.

Jede Phase hat ein klares Ergebnis – am Ende läuft dein Vertrieb über ein System, nicht mehr über einzelne Köpfe.

Woche 1 - 4 Foundatation

Kundenwissen konsolidieren

Wir holen dein Kundenwissen aus Excel, Outlook und Köpfen und dokumentieren deinen echten Vertriebsprozess.

Ergebnis

Eine saubere Datenbasis, der du vertraust.

Woche 5 - 8 Execution

Prozess & Automatisierung

Renewals stoßen sich automatisch an, neue Vertriebler folgen einem dokumentierten Playbook.

Ergebnis

Ein Vertrieb, der ohne dich in jedem Deal läuft.

Woche 9 - 12 Intelligence

Skalierung & Forecast

Belastbarer Forecast, Deal-Health-Score, KI-Vorschläge auf Basis von Signalen statt Gefühl.

Ergebnis

Wachstum ohne mehr Personal.

Laufend

Systembegleitung

Neue Automationen und Kanäle kommen dazu, das Fundament bleibt bestehen.

Ergebnis

Ein System, das mit deinem Team mitwächst.

Deinen Fahrplan besprechen

Unser Anspruch

Ein skalierbarer Vertrieb ist kein Zufall – sondern das Ergebnis eines dokumentierten Systems.

Wissen, das im System steckt statt in Köpfen. Ein Prozess, dem dein Team folgt. Wir bauen dein Vertriebssystem so auf, dass es auch ohne dich läuft – statt Wachstum, das an einzelnen Personen hängt.

Warum viminds

Die Agentur, die liefert –
nicht die, die Flipcharts füllt.

Seit 2008 bauen wir für den wachstumsorientierten Mittelstand Systeme, die messbar Umsatz bringen – pragmatisch, schlagkräftig und alles aus einer Hand. Feste Ansprechpartner statt Callcenter.

Dennis Born

Geschäftsführung

+49 381 85 79 65 100

beratung@viminds.de

Kontakt aufnehmen

Pragmatiker, keine Theoretiker

Quick Wins und konkrete Ergebnisse statt Konzepte zum Abheften.

Alles aus einer Hand

Consulting, HubSpot-Setup und Schnittstellen- & API-Entwicklung in A-Qualität – kein Freelancer-Flickenteppich.

Feste Ansprechpartner statt Callcenter

Ein Team, das dein Business kennt – partnerschaftlich, auf Augenhöhe.

seit 2008

am Markt · 17 Jahre Erfahrung

250+

betreute Unternehmen im DACH-Raum

★★★★★ 4,9 / 5

Top-Bewertung mit zahlreichen Rezensionen im offiziellen HubSpot Solutions Directory.

Profil bei HubSpot ansehen

Hubspot Zertifizierungen

Zertifiziert über die gesamte HubSpot-Plattform.

HubSpot Solutions Partner
HubSpot Implementation for Partners
Objectives-Based Onboarding
HubSpot Sales Software
HubSpot CMS for Developers II
Data Integrations
Inbound
Inbound Marketing
Inbound Sales
Content Marketing
Social Media Marketing
SEO II

Häufige Fragen

Die Fragen die im Erstgespräch wirklich kommen

Im Gegenteil — das ist der typische Ausgangspunkt für Systemlose. Es gibt nichts, das erst "kaputt-migriert" werden muss. Wir bauen den Prozess von Grund auf entlang Ihres echten Vertriebsalltags.

Nein. Sie müssen kein CRM-Tool kennen, um mit viscale zu starten — Sie müssen nur Ihren eigenen Vertriebsalltag kennen, und den kennen Sie bereits. HubSpot ist dabei nicht das Ziel, sondern das Werkzeug, in das wir Ihren Prozess übersetzen. Sie lernen die Oberfläche Schritt für Schritt entlang echter Arbeitsschritte — nicht durch ein Software-Tutorial vorab, sondern weil jede Funktion erst dann eingeführt wird, wenn sie im Alltag gebraucht wird.

Phase 1 läuft über 4 Wochen mit ca. 4–10 Check-in Calls je nach Tier — der Rest passiert zwischen den Calls in kleinen Schritten, nicht als Vollzeit-Projekt.

Wahrscheinlich. Properties, Workflows, Integrationen — das ist Handwerk. Die Frage ist eine andere: hat jemand in deinem Team schon mal eine KI-ready Datenbasis aufgebaut? Speed-to-Lead unter 5 Minuten mit allen Edge Cases? Eine Renewal-Pipeline für IT-Wartungsverträge? Wenn ja, brauchst du uns nicht. Wenn nein, sparst du dir mit einem Partner 6 Monate Lernkurve.

Das Onboarding-Protokoll bauen wir direkt ins System ein. Neuer Mitarbeitender kommt — das System führt ihn durch die ersten 4 Wochen. Kein Wissenstransfer vom Vorgesetzten nötig. Das ist der Unterschied zwischen 4 Wochen und 6 Monaten bis zur Produktivität.

Adoption ist kein Zusatz, sondern ein Designprinzip: Das System ist so gebaut, dass Eintragen der einfachste Weg ist — nicht der zusätzliche.

Genau das ist der Kernpain bei Systemlosen. Lead-Routing und automatische Zuweisung sorgen dafür, dass jeder Kanal in einer Pipeline landet — kein Lead geht mehr unter.

Das ist der zentrale Gain: mehr Umsatz bei gleicher Mannschaft, durch Automatisierung statt Kopfzahl. Der Hebel ist Effizienz, nicht Headcount.

Genau das soll das System verhindern: Playbook, Video-Dokumentation und ein dokumentierter Prozess sorgen dafür, dass Wissen nicht mit einer Person das Haus verlässt.

Nein. KI kommt erst in Phase 3 (SCALE) ins Spiel, und selbst dann übernimmt das System die technische Seite — Sie entscheiden, die KI schlägt vor.

Datenmigration ist als optionales Add-on verfügbar — wird im Sales-Gespräch aktiv besprochen, nicht stillschweigend vorausgesetzt.

Wenn das passiert, ist das kein Motivations-Problem im Team — es ist ein Signal, dass irgendwo eine reale Anforderung im System fehlt. Jede Excel hat einen Grund, warum sie damals entstanden ist. Genau diese Gründe holen wir in Phase 1 ab, bevor die erste Property angelegt wird — nicht "was soll HubSpot können", sondern "was tut dein Vertrieb tatsächlich". Taucht trotzdem wieder eine auf, schließen wir diese Lücke im Rahmen der Systembegleitung — nicht mit einem Appell, sich mehr Mühe zu geben.

Vier Dashboards für vier Rollen: der Vertriebler sieht seine Prioritätenliste, der Head of Sales Team-Performance und Deal Health, die GF Pipeline und Forecast, der CFO Umsatzentwicklung und ROI. Verlässlich wird das Reporting erst, wenn die Datenbasis stimmt — also nach Phase 1. Davor würden die Dashboards Annahmen zeigen statt Realität. Deshalb steht der Dashboard-Bau am Ende des Prozesses, nicht am Anfang: schöne Zahlen aus schlechten Daten sind gefährlicher als gar kein Dashboard.

Genau das ist der Punkt, an dem wir ansetzen.

Ein Forecast entsteht nicht durch mehr Disziplin, sondern durch Stage-Logik: Jede Pipeline-Stage hat klare Eintrittskriterien — bestimmte Felder müssen gefüllt sein, damit ein Deal überhaupt weiterrücken kann. Fehlen diese Daten, bleibt der Deal stehen, egal wie sehr der Vertriebler ihn vorantreiben will.

Es geht also nicht darum, dass jemand ans Eintragen erinnert wird — das System lässt es ohne die nötigen Informationen schlicht nicht zu. Und ein Deal, der sichtbar in der falschen Stage feststeckt, fällt im Weekly von selbst auf.

Montags 8 Uhr, 30 Sekunden, ein Blick. Das GF-Dashboard zeigt drei Dinge: welche Deals diese Woche schließen sollten, wo Deals stagnieren und Aufmerksamkeit brauchen, welche Renewals in den nächsten 30 Tagen anstehen. Kein Klick. Kein Filter. Kein Anruf bei der Vertriebsleitung. D

as gleiche Prinzip für Head of Sales, CFO und Vertriebler — jeder bekommt seine Sicht, in Sekunden, ohne Aufwand.

Das System ist von Anfang an auf Wachstum ausgelegt, nicht auf den aktuellen Zustand.

Pipelines, Automationen und Reporting sind so gebaut, dass sie mehr Volumen, mehr Reps und mehr Komplexität aufnehmen, ohne dass die Grundstruktur wechselt. Was mit 5 Vertrieblern funktioniert, funktioniert mit 15 genauso — es kommen neue Automationen und Kanäle dazu, das Fundament bleibt bestehen.

Genau deshalb baut die Systembegleitung nach Projektabschluss auch nicht auf Stillstand, sondern auf laufende Erweiterung: neue Automationen, neue Kanäle, alle drei Monate neu geschärfte Prioritäten.

Genau bei nichts — das ist der einfachere Startpunkt, nicht der schwierigere.

Wo bereits ein System existiert, muss erst aufgeräumt und migriert werden. Bei Ihnen beginnen wir direkt mit der Frage, wie Ihr Vertrieb heute tatsächlich abläuft: welche Schritte gibt es, wer macht was, wo hakt es. Aus diesen Antworten entsteht die erste Pipeline-Struktur — nicht aus einer HubSpot-Vorlage. Woche 1 beginnt nicht mit Software, sondern mit Ihrem Prozess auf dem Papier.

DSGVO-Konformität ist Teil des Fundaments, nicht ein nachträglicher Haken.

Noch bevor das System live geht, sind Einwilligungsverwaltung, Datenverarbeitung und die rechtlichen Grundeinstellungen bereits eingerichtet. Gerade wenn heute noch mit Excel-Listen und WhatsApp gearbeitet wird, ist das oft der Punkt mit dem größten Nachholbedarf — und genau deshalb bauen wir ihn in Phase 1 ein, nicht als Extra-Schritt danach.

Dein nächster Schritt

Zwei Wege, mit uns zu starten.

Ob du startklar bist oder noch recherchierst – wähle den Weg, der zu dir passt.

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