AlsterText · KI im Produkt, System im Vertrieb

Branche

B2B · KI-Software · Medizinische Dokumentation

Leistungen

Sales Hub Onboarding, Service Hub Onboarding, CPQ / Quote Management, Datenmigration, HubSpot Breeze AI, Workflow Automation

www.alstertext.de

Datenmigration

Kontakte & Deals migriert — ohne Datenverlust

Angebotserstellung via CPQ

Angebotszeit reduziert durch CPQ direkt in HubSpot

Standardanfragen via Breeze AI

Tickets automatisch klassifiziert & beantwortet

Über AlsterText

AlsterText GmbH & Co. KG ist Spezialist für KI-basierte medizinische Dokumentation. Mit der mATi-Plattform automatisiert AlsterText Spracherkennung, Transkription und KIS-Integration für Krankenhäuser, Kliniken und medizinische Versorgungszentren in Deutschland.

Das KI-Unternehmen das selbst kein System hatte

AlsterText hilft Krankenhäusern effizienter zu werden — mit KI. Das Paradox: Der eigene Vertrieb lief über Köpfe. Angebote entstanden außerhalb des Systems. Service-Tickets wurden manuell sortiert. Das Wissen steckte in Personen, nicht im Prozess.

Im Rahmen von viscale® hat viminds den vollständigen Wechsel begleitet: Alle historischen Daten aus dem Legacy-CRM wurden migriert, bereinigt und dedupliziert — saubere Datenbasis ab Tag 1. Der gesamte Vertriebsprozess wurde in HubSpot abgebildet: von der ersten Anfrage bis zum signierten Angebot, mit klaren Pipeline-Stufen und automatisierten Follow-up-Sequenzen. CPQ direkt im System — kein Tool-Wechsel, keine manuelle Angebotserstellung mehr. Im Service Hub wurden Ticket-Pipelines, Teamstrukturen und regelbasierte Eskalationsstufen aufgebaut. HubSpot Breeze AI klassifiziert Tickets automatisch, löst Standardanfragen vollautomatisch und entlastet das Team für komplexe Fälle. Das Ergebnis: Vertrieb und Service laufen heute systemgetrieben — ohne Personenabhängigkeit, ohne GF-Involvement im Tagesgeschäft.

Datenmigration

Alle historischen Daten aus dem Legacy-CRM wurden migriert, bereinigt und dedupliziert — saubere Datenbasis ab Tag 1. Kein Datenverlust, vollständige Kontakt- und Deal-Historie verfügbar.

Legacy-CRM vollständig abgelöst
Daten bereinigt & dedupliziert
Vollständige Historie erhalten

CPQ / Angebotserstellung

Produkte, Preise und Angebotsstruktur direkt in HubSpot — Angebote werden ohne Tool-Wechsel erstellt, versioniert und versandt. Die Angebotsdauer wurde drastisch reduziert.

Angebote direkt aus HubSpot
Produkt- & Preiskatalog integriert
Angebotszeit stark reduziert

HubSpot Breeze AI

Tickets werden automatisch klassifiziert, priorisiert und geroutet. Standardanfragen beantwortet Breeze AI vollautomatisch — Reaktionszeiten sinken, das Team fokussiert sich auf komplexe Fälle.

Automatisches Ticket-Routing
Standardanfragen automatisiert
Reaktionszeit deutlich reduziert

Herausforderungen & Umsetzung

Vertrieb lief über Köpfe — kein reproduzierbarer Prozess

Legacy-CRM mit unbereinigten Daten als einzige Basis

Angebote außerhalb des Systems — kein CPQ, kein Tracking

Service-Tickets manuell priorisiert — Reaktionszeiten unkontrolliert

Vollständiger Vertriebsprozess in HubSpot — von Anfrage bis signiertem Angebot

Vollständige Datenmigration — bereinigt, dedupliziert, saubere Basis ab Tag 1

CPQ direkt in HubSpot — Angebote ohne Tool-Wechsel, mit Tracking

Breeze AI + regelbasiertes Routing — Standardanfragen automatisiert

Auch dein Vertrieb soll laufen — nicht nur dein Produkt.

Wir bauen Vertriebssysteme die laufen — auch wenn du nicht da bist. Mit viscale® und HubSpot bringen wir Struktur in deinen Vertrieb: von der ersten Anfrage bis zum signierten Angebot, mit KI wo sie wirklich hilft.

Lust auf ein digitales Käffchen?