Wir haben HubSpot selbst eingerichtet — wir brauchen doch nur kleine Anpassungen.

Kleine Anpassungen an einem falsch aufgebauten Fundament erzeugen größere Probleme als ein sauberer Neuaufbau. Der Aufwand liegt nicht im Einrichten — er liegt im Prozess davor und in den Daten darunter. Ein 48h-Audit zeigt was steht und was nicht. Wenn das Fundament gut ist, sagen wir das.

Müssen wir komplett neu aufbauen — oder kann man auf dem vorhandenen Setup aufbauen?

Kein Neustart. Wir übernehmen was vorhanden ist, analysieren ehrlich was funktioniert und was nicht — und bauen gezielt was den Unterschied macht. Die bisherige HubSpot-Investition wird nicht weggeworfen. Sie wird erstmals nutzbar gemacht.

Wie stellt ihr sicher dass das Team das System wirklich nutzt?

Adoption entsteht durch Design, nicht durch Schulung. Wir bauen das System so dass Eintragen der einfachste Weg ist — Felder automatisch befüllt, Trigger die Nacharbeit abnehmen, Prozess-Einbettung die im Alltag Sinn ergibt. Wenn das System Arbeit abnimmt statt erzeugt, nutzt das Team es.

Bei uns liegen Kontakte in Outlook, einem alten CRM, Excel und im ERP. Kann das konsolidiert werden?

Ja — das ist Kernbestandteil von Phase 1, kein Sonderprojekt. Wir starten mit einer Bestandsaufnahme: welche Quelle führt welches Datum, wo gibt es Dubletten, wo fehlen Pflichtfelder. Daraus entsteht eine Master-Logik — eine Quelle pro Feld, dokumentiert. Was nicht reingehört bleibt draußen, was fehlt wird angereichert.

Was kostet viscale® CORE — und mit welchem Risiko?

Fester Preis 14.900 €. Kein offenes Stundenrisiko. Zahlung 50/50 — die zweite Hälfte erst nach Abnahme von Phase 1, wenn Sie sehen was entstanden ist. Systembegleitung optional ab 1.490 €/Monat, monatlich kündbar nach 3 Monaten. Das Risiko liegt strukturell bei uns, nicht bei Ihnen.

Bindet ihr auch Marketing Hub, Service Hub und unsere bestehenden Tools ein?

Ja. HubSpot entfaltet seine Stärke wenn die Hubs zusammenspielen. Wir binden ein was für Ihren Prozess sinnvoll ist — und verheiraten Ihre bestehenden Systeme mit HubSpot: ERP, Billing, Ticketsysteme, eigene Tools. HubSpot wird der Ort an dem alles zusammenläuft.

Du hast in HubSpot investiert.
Der Vertrieb läuft trotzdem nicht besser.

Q: Können wir später auch andere Bereiche wie Projektabwicklung oder Service digitalisieren?

Ja, in vielen Bereichen können wir unterstützen. Der Fokus im CORE liegt auf dem Vertriebsprozess — von der Anfrage bis zum Vertrag. Alles was darüber hinausgeht ist ein eigenes, separates Projekt. Läuft der Vertrieb, schauen wir gemeinsam welche Bereiche als Nächstes Sinn ergeben.

HubSpot läuft — aber der Alltag läuft wie vorher: an HubSpot vorbei. Das Problem war nie das Tool, sondern der Prozess davor. Viscale baut ihn nach, auf dem was Du bereits hast. Kein Neustart, eine Neuausrichtung.

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„Ich habe HubSpot selbst eingerichtet. Technisch korrekt. Vier Monate später: Excel läuft wieder.
“

„Der letzte Partner hat alles eingerichtet — und dann war er weg. Das System läuft. Mein Vertrieb funktioniert nicht besser als vorher.“

„Wir haben in HubSpot investiert. Der Alltag läuft trotzdem wie vorher — in Excel, per Telefon, aus dem Kopf.“

„Irgendwann hört man auf zu fragen woran es liegt. Und fragt sich nur noch ob es überhaupt geht.“

„Unser Forecast basiert auf dem was Vertriebler ins System eingetragen haben. Die tragen ein was der Chef hören will. Keine Entscheidung die wir treffen ist wirklich datenbasiert.“

„Wir haben HubSpot — aber die Daten sind so unvollständig dass wir dem System nicht trauen. Entscheidungen treffen wir trotzdem nach Bauchgefühl.
“

Phase 1 · Foundation

Reparieren was nicht stimmt. Entfernen was nicht hilft. Datensilos zu einer Wahrheit zusammengeführt — sauber genug für KI. Der Weg von der Anfrage bis zum Vertrag dokumentiert, zum ersten Mal. Multi-Channel verbunden — Telefon, WhatsApp, SMS, alles in HubSpot. Renewal von Tag 1. Playbook für neue Mitarbeitende steht.

Das Ergebnis: ein System das dein Team endlich nutzen kann.
Phase 2 · Execution

Kein Lead geht verloren. Kein Deal stagniert unbemerkt. Kein Renewal läuft still ab. Unter 5 Minuten bis zum ersten Kontakt — bevor der Wettbewerb reagiert. Angebote in Stunden statt Tagen — per CPQ, unterschrieben per E-Signatur. Sequenzen und Templates die Ihr Team wirklich nutzt — weil das System Arbeit abnimmt, nicht erzeugt. Schneller dran. Früher informiert. Besser vorbereitet.

Das System arbeitet — Dein Team verkauft.
Phase 3 · Intelligence

Forecast der stimmt, weil er aus einem Prozess kommt dem Dein Team folgt. Lead-Scoring das priorisiert statt raten lässt. Deal Health Score der warnt bevor ein Deal kippt. Und weil die Datenbasis jetzt stimmt: KI die Next Best Actions vorschlägt — statt dass der Rep selbst überlegt was als nächstes kommt. Weniger Zeit mit dem Falschen. Mehr Zeit mit dem was Umsatz erzeugt.

Automatisierung die läuft. KI die priorisiert. Forecast der stimmt. Vertrieb der skaliert — ohne mehr Köpfe.

Verkaufszeit die ohne System in Verwaltung verschwindet.

Bestandsverträge die ohne aktiven Renewal-Prozess still auslaufen.

Deals gehen an den Wettbewerber der zuerst antwortet.

Bis ein neuer Vertriebler ohne System produktiv ist.

Die richtige Zielgruppenansprache, kreative Inhalte und das detaillierte Monitoring haben es uns ermöglicht, die richtigen Bewerber anzusprechen und den Kampagnenerfolg stets optimal im Blick zu behalten. Vielen Dank für die tolle Zusammenarbeit.

Durch die präzise Aussteuerung zielgerichteter Kampagnen haben wir mit viminds die hochgesteckten Ziele mehr als erreicht.

Durch viminds' Expertise in der Leadgenerierung über Social Media und Google Ads haben wir eine spürbare Steigerung der Leadqualität erlebt. Viminds ist bei der Gestaltung der Kampagnen sehr individuell auf unsere Bedürfnisse und Ziele/ Zielgruppen eingegangen.

Kein Verkaufsgespräch. Ein ehrliches Gespräch über euren Vertrieb.

30 Minuten. Wir schauen gemeinsam auf euren Prozess, eure Datenlage und eure Ziele — und sagen euch direkt was wir sehen. Kein Pitch, keine Präsentation. Am Ende wisst ihr wo euer Vertrieb hängt, was es braucht um das zu ändern — und ob viminds der richtige Partner dafür ist. Wenn ja, macht ihr den nächsten Schritt. Wenn nicht, habt ihr in 30 Minuten mehr Klarheit als vorher.

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Dennis

CEO

Andrea

Head of Team Hubspot

Ich bin technisch versiert und habe HubSpot schon selbst angefasst — brauche ich wirklich Unterstützung?

Mit dem Prozess — nicht mit HubSpot. Bevor die erste Property angelegt wird, dokumentieren wir gemeinsam euren Vertriebsprozess: welche Stages gibt es, was muss in jeder Stage vorliegen, wer macht was. Danach bauen wir HubSpot auf Basis dieses Prozesses — nicht auf Basis von Demo-Logik.

Wie stellen wir sicher dass das Team das System wirklich nutzt — und nicht wieder in Excel landet?

Adoption entsteht durch Design, nicht durch Schulung. Wir bauen das System so dass der richtige Weg der einfachste ist — Eintragen kostet weniger Aufwand als nicht Eintragen. Das ist kein Motivationsproblem. Es ist ein Design-Problem.

Wir wollen Renewal von Anfang an sauber abbilden — ist das möglich?

Ja — und es ist der richtige Zeitpunkt. Renewal-Pipeline von Tag 1 statt als Afterthought in Monat 6. Wir bauen Wiedervorlagen, Trigger und Automationen die 30–90 Tage vor Vertragsende aktiv werden. Wer das System von Anfang an richtig aufbaut, sichert Bestandsumsatz ohne manuelle Erinnerungen.

Wir wachsen — ein neuer Vertriebler kommt bald. Wie bereiten wir das vor?

Das Onboarding-Protokoll bauen wir direkt ins System ein. Neuer Mitarbeitender kommt — das System führt ihn durch die ersten 4 Wochen. Kein Wissenstransfer vom Vorgesetzten nötig. Das ist der Unterschied zwischen 4 Wochen und 6 Monaten bis zur Produktivität.

Wir wollen KI im Vertrieb einsetzen — können wir das von Anfang an einplanen?

Ja — und es ist der richtige Zeitpunkt. Wer das Fundament sauber aufbaut hat in 6–12 Monaten die Datenbasis die KI-Features wie Predictive Forecasting, Lead Scoring und automatische Datenanreicherung tatsächlich funktionieren lässt. Wir bauen das System so dass KI später nahtlos eingesetzt werden kann — nicht nachgerüstet werden muss.

Wie lange dauert der Aufbau — und was kostet es?

Je nach Umfang zwischen 10 und 20 Wochen. Fester Preis. 50/50 Zahlung. Monatlich kündbare Begleitung. Kein Stundenrisiko, kein Lock-in. Die genaue Einschätzung klären wir im 30-minütigen Diagnosecall — kostenlos, kein Verkaufsgespräch.

Wir haben HubSpot seit einem Jahr — das Team nutzt trotzdem noch Excel. Woran liegt das?

Fast immer derselbe Grund: das System wurde ohne Prozess davor gebaut. Tool eingerichtet, aber kein gemeinsamer Vertriebsprozess dokumentiert, keine Stage-Definitionen, keine Adoption-Strategie. Das Team nutzt Excel weil HubSpot sich nicht nach dem eigenen Prozess anfühlt — sondern nach Demo-Logik. Das ist kein Motivationsproblem. Es ist ein Design-Problem.

Unsere Daten sind ein Chaos — Duplikate, veraltete Kontakte, fehlende Felder. Lässt sich das noch retten?

Ja — aber es braucht einen Plan. Wir bereinigen systematisch: Duplikate zusammenführen, veraltete Datensätze archivieren, Pflichtfelder definieren und rückwirkend befüllen wo möglich. Das Ergebnis ist eine saubere Datenbasis auf der Reporting, Scoring und KI-Features tatsächlich funktionieren.

Beim letzten Setup wurden Daten migriert — aber vieles fehlt oder wurde falsch zugeordnet. Kann das korrigiert werden?

Ja. Fehlerhafte Migrationen sind häufiger als gedacht — falsche Felder, verlorene Historien, Duplikate die entstanden statt verschwunden sind. Wir analysieren was tatsächlich migriert wurde, was fehlt und was falsch zugeordnet ist. Dann korrigieren wir gezielt — kein kompletter Neuimport nötig wenn die Grundstruktur stimmt.

Wir haben Custom Objects und Workflows die niemand mehr anfasst — was tun?

Dokumentieren, prüfen, entscheiden. Wir machen eine Bestandsaufnahme: welche Workflows sind noch aktiv, welche laufen ins Leere, welche Custom Objects werden tatsächlich befüllt. Was nicht genutzt wird und keinen Wert liefert, wird deaktiviert oder entfernt. Komplexität die niemand versteht ist schlechter als kein System.

Unser Forecast ist unzuverlässig — Probability-Werte sind Fantasiezahlen. Wie bekommen wir belastbare Zahlen?

Indem wir Stage-Definitionen und Exit-Kriterien einführen die das Team tatsächlich nutzt. Forecast-Qualität ist direkt abhängig von der Disziplin im Pipeline-Management — und die entsteht durch Adoption-Design. Wenn das System so gebaut ist dass Eintragen einfacher ist als nicht Eintragen, stimmen die Zahlen.

Wir haben HubSpot, Jira, Slack, ein eigenes Ticketsystem und drei Excel-Dateien. Wie konsolidieren wir das?

Schrittweise. HubSpot wird zur zentralen Plattform — was nicht nativ integriert ist verbinden wir über PaaS-Services und n8n als Middleware. Nicht alles muss weg. Aber alles was vertriebsrelevant ist muss ins CRM fließen. Wir definieren gemeinsam was integriert, was abgelöst und was parallel weitergeführt wird.

Können wir später auch andere Bereiche wie Projektabwicklung oder Service über euch digitalisieren?

Ja, in vielen Bereichen können wir unterstützen. Unser Fokus im viscale liegt auf dem Vertriebsprozess — von der Anfrage bis zum Vertrag. Alles was darüber hinausgeht, etwa Projektabwicklung, Service-Prozesse oder Fulfillment, ist außerhalb dieses Vertriebsprozesses und damit ein eigenes, separates Projekt. Das hat einen Vorteil für Sie: Der Vertrieb wird in 12 Wochen sauber aufgebaut, ohne dass das Projekt durch angrenzende Themen verwässert. Wenn der Vertrieb läuft, schauen wir gemeinsam welche weiteren Bereiche sich lohnen — Schritt für Schritt, jeweils mit klarem Scope.

Bindet ihr auch Marketing Hub und Service Hub ein — und unsere bestehenden Tools?

Ja. HubSpot entfaltet seine Stärke wenn die Hubs zusammenspielen — Marketing Hub für die Lead-Generierung, Sales Hub für den Vertrieb, Service Hub für die Kundenbetreuung. Wir binden ein was für Ihren Prozess sinnvoll ist. Und genauso verheiraten wir Ihre bestehenden Systeme mit HubSpot: ERP, Billing, Ticketsysteme, eigene Tools — über native Integrationen oder, wo nötig, über eine Middleware. HubSpot wird der Ort an dem alles zusammenläuft. Welche Hubs und welche Anbindungen für Sie Sinn ergeben, klären wir im Erstgespräch.

Du hast in HubSpot investiert.Der Vertrieb läuft trotzdem nicht besser.