Wir haben HubSpot gerade lizenziert — können wir nicht einfach selbst starten?

Klar können Sie. Die Frage ist nicht ob Sie starten können — sondern ob das Fundament trägt wenn das Team wächst. Wer mit dem Tool anfängt statt mit dem Prozess, baut Pipelines nach Demo-Logik und Felder die niemand befüllt. Drei Monate später arbeitet das Team an HubSpot vorbei. Den Prozess bauen wir zuerst — damit Sie es einmal machen, nicht zweimal.

Was kostet viscale® CORE — und mit welchem Risiko?

viscale® CORE hat einen festen Preis: 14.900 €. Kein offenes Stundenrisiko — Sie wissen vor Projektstart was es kostet. Zahlung 50/50: die zweite Hälfte erst nach Abnahme von Phase 1. Systembegleitung optional ab 1.490 €/Monat, monatlich kündbar. Amortisation konservativ in 4 Monaten — allein durch Zeitersparnis, ohne einen einzigen zusätzlichen Abschluss.

Können wir später auch andere Bereiche wie Projektabwicklung oder Service über euch digitalisieren?

Ja, in vielen Bereichen können wir unterstützen. Der Fokus im CORE liegt auf dem Vertriebsprozess — von der Anfrage bis zum Vertrag. Alles was darüber hinausgeht ist ein eigenes, separates Projekt. Läuft der Vertrieb, schauen wir gemeinsam welche Bereiche als Nächstes Sinn ergeben.

Bindet ihr auch Marketing Hub und Service Hub ein — und unsere bestehenden Tools?

Ja. HubSpot entfaltet seine Stärke wenn die Hubs zusammenspielen. Wir binden ein was für Ihren Prozess sinnvoll ist — und verheiraten Ihre bestehenden Systeme mit HubSpot: ERP, Billing, Ticketsysteme, eigene Tools. HubSpot wird der Ort an dem alles zusammenläuft. Was für Sie Sinn ergibt, klären wir im Erstgespräch.

Wir wollen KI im Vertrieb einsetzen — können wir das von Anfang an einplanen?

Ja — und das ist der entscheidende Vorteil wenn man von Anfang an richtig baut. KI braucht saubere Daten. Die entstehen in Phase 1 durch die Konsolidierung. Wenn die Datenbasis steht, sind Breeze AI, Predictive Forecasting und AI Lead Scoring der natürliche nächste Schritt.

Dein Vertrieb hängt an Menschen.
Nicht an einem System.

Solange dein Vertriebsprozess in Köpfen steckt, hängt dein Wachstum an einzelnen Menschen. Meistens bist du selbst einer davon: in jedem großen Deal drin, jeden Renewal-Termin im Kopf, jede Kundenhistorie irgendwie erinnert. Das ist kein Skalierungsplan — das ist ein Hamsterrad mit besseren Zahlen. Wir bauen viscale® — das Vertriebsbetriebssystem auf Basis von HubSpot, das aus Kopfwissen ein System macht.

Mehr erfahren Kostenfreies Erstgespräch buchen

Kundenbewertungen auf Google

Du bist noch in jedem großen Deal drin. Dein bester Vertriebler ist dein Kundenwissen. Ein neuer Kollege braucht sechs Monate, bis er verkaufen kann. Wartungsverträge verlängern sich nur, wenn der Kunde anruft. Und irgendwo zwischen drei Excel-Dateien und deinem Outlook-Ordner lebt die Wahrheit über deine Kunden.

Das ist kein Problem, das man mit einer neuen Software löst. Das ist ein Problem, das man mit einem System löst.

Wir bauen viscale® — ein Vertriebssystem, das dich aus dem Tagesgeschäft holt, aus Kopfwissen einen Prozess macht, neue Vertriebler in vier Wochen produktiv macht, Bestandsumsatz aktiv managt und saubere Daten schafft. In zwölf Wochen. Auf HubSpot.

In drei Minuten siehst du, wie das entsteht — und was danach anders ist.

Perfekt für:

„Ich bin noch in jedem großen Deal drin. Nicht weil ich will — weil ich muss.“

„Wir haben drei Excel-Versionen. Ich nenne sie Vergangenheit, Gegenwart und Hoffnung.“

„Wenn mein bester Vertriebler kündigt, geht sein Kundenwissen mit. Wir haben noch nie etwas systematisch dokumentiert.“

„Renewals passieren wenn der Kunde sich meldet. Nicht wenn wir es anstoßen.“

„Wir wissen dass wir das angehen müssen. Aber allein der Gedanke daran macht uns handlungsunfähig.“

„Wir investieren in KI sobald wir wissen welche unserer drei Excel-Dateien die aktuelle ist.“

Phase 1 · Foundation

Aus Kopfwissen und Excel-Chaos wird eine Wahrheit.

Wir holen dein Kundenwissen raus — aus Excel, Outlook, Notizbüchern und Köpfen — und machen daraus eine einzige, saubere Datenbasis in HubSpot. Bevor eine Property angelegt wird, dokumentieren wir deinen echten Vertriebsprozess. Nicht ein Standard-CRM-Setup, sondern dein Geschäft, sauber übersetzt.

Das Ergebnis: Du siehst zum ersten Mal, wie euer Vertrieb wirklich funktioniert — auf Daten, denen du vertraust, mit einem Prozess, den du nutzen kannst.
Phase 2 · Execution

Aus einer Wahrheit wird ein laufender Prozess.

Der Prozess auf Papier wird zum System in HubSpot. Renewals verlängern sich nicht mehr durch Anrufe — sie werden automatisch angestoßen. Angebote entstehen in Stunden statt Tagen. Ein neuer Vertriebler ist nach vier Wochen produktiv statt nach sechs Monaten, weil er einem dokumentierten Playbook folgt statt neben dem Besten zu sitzen.

Dein Vertrieb läuft ohne dich in jedem Deal. Neue Kollegen sind schnell drin. Bestandsumsatz wird aktiv gesichert — nicht mehr zufällig.
Phase 3 · Intelligence

Aus einem laufenden Prozess wird Skalierung.

Weil die Daten sauber sind und dein Team einem echten Prozess folgt, wird Forecast belastbar. Deal-Health-Score meldet dir Deals die kippen, bevor sie kippen. KI schlägt vor, wen dein Team als nächstes anrufen sollte — auf Basis von Signalen, nicht Gefühl. Coaching passiert auf Zahlen, nicht auf Anekdoten.

Du wächst ohne mehr Personal. Du siehst was läuft, ohne zu fragen. Du bist Geschäftsführer — nicht mehr bester Vertriebler.

Neuer Rep produktiv
— nicht 6 Monate

Erster Kontakt nach Lead-Eingang

mehr Produktivität und Closes

Zeitgewinn je SR

Die richtige Zielgruppenansprache, kreative Inhalte und das detaillierte Monitoring haben es uns ermöglicht, die richtigen Bewerber anzusprechen und den Kampagnenerfolg stets optimal im Blick zu behalten. Vielen Dank für die tolle Zusammenarbeit.

Durch die präzise Aussteuerung zielgerichteter Kampagnen haben wir mit viminds die hochgesteckten Ziele mehr als erreicht.

Durch viminds' Expertise in der Leadgenerierung über Social Media und Google Ads haben wir eine spürbare Steigerung der Leadqualität erlebt. Viminds ist bei der Gestaltung der Kampagnen sehr individuell auf unsere Bedürfnisse und Ziele/ Zielgruppen eingegangen.

Kein Verkaufsgespräch. Ein ehrliches Gespräch über euren Vertrieb.

30 Minuten. Wir schauen gemeinsam auf euren Prozess, eure Datenlage und eure Ziele — und sagen euch direkt was wir sehen. Kein Pitch, keine Präsentation. Am Ende wisst ihr wo euer Vertrieb hängt, was es braucht um das zu ändern — und ob viminds der richtige Partner dafür ist. Wenn ja, macht ihr den nächsten Schritt. Wenn nicht, habt ihr in 30 Minuten mehr Klarheit als vorher.

Kostenfreies Erstgespräch buchen

Dennis

CEO

Andrea

Head of Team Hubspot

Wir haben aktuell gar kein richtiges System — nur Excel, WhatsApp und Kopfwissen. Ist das ein Problem für den Start?

Im Gegenteil — das ist der typische Ausgangspunkt für Systemlose. Es gibt nichts, das erst "kaputt-migriert" werden muss. Wir bauen den Prozess von Grund auf entlang Ihres echten Vertriebsalltags.

Wir kennen HubSpot nicht — müssen wir das erst lernen, bevor wir starten?

Nein. Sie müssen kein CRM-Tool kennen, um mit viscale zu starten — Sie müssen nur Ihren eigenen Vertriebsalltag kennen, und den kennen Sie bereits. HubSpot ist dabei nicht das Ziel, sondern das Werkzeug, in das wir Ihren Prozess übersetzen. Sie lernen die Oberfläche Schritt für Schritt entlang echter Arbeitsschritte — nicht durch ein Software-Tutorial vorab, sondern weil jede Funktion erst dann eingeführt wird, wenn sie im Alltag gebraucht wird.

Wie viel Zeit müssen wir als Team investieren, wenn nebenbei noch das Tagesgeschäft läuft?

Phase 1 läuft über 4 Wochen mit ca. 4–10 Check-in Calls je nach Tier — der Rest passiert zwischen den Calls in kleinen Schritten, nicht als Vollzeit-Projekt.

Wir sind technisch fit — wir schaffen das intern.

Wahrscheinlich. Properties, Workflows, Integrationen — das ist Handwerk. Die Frage ist eine andere: hat jemand in deinem Team schon mal eine KI-ready Datenbasis aufgebaut? Speed-to-Lead unter 5 Minuten mit allen Edge Cases? Eine Renewal-Pipeline für IT-Wartungsverträge? Wenn ja, brauchst du uns nicht. Wenn nein, sparst du dir mit einem Partner 6 Monate Lernkurve.

Wir wachsen — ein neuer Vertriebler kommt bald. Wie bereiten wir das vor?

Das Onboarding-Protokoll bauen wir direkt ins System ein. Neuer Mitarbeitender kommt — das System führt ihn durch die ersten 4 Wochen. Kein Wissenstransfer vom Vorgesetzten nötig. Das ist der Unterschied zwischen 4 Wochen und 6 Monaten bis zur Produktivität.

Wir haben Angst, dass am Ende doch wieder keiner das System nutzt.

Adoption ist kein Zusatz, sondern ein Designprinzip: Das System ist so gebaut, dass Eintragen der einfachste Weg ist — nicht der zusätzliche.

Unsere Leads kommen aus 5 verschiedenen Quellen und wir verlieren ständig den Überblick.

Genau das ist der Kernpain bei Systemlosen. Lead-Routing und automatische Zuweisung sorgen dafür, dass jeder Kanal in einer Pipeline landet — kein Lead geht mehr unter.

Wir wachsen aktuell — reicht unser Vertrieb dafür überhaupt aus, oder brauchen wir erstmal mehr Leute?

Das ist der zentrale Gain: mehr Umsatz bei gleicher Mannschaft, durch Automatisierung statt Kopfzahl. Der Hebel ist Effizienz, nicht Headcount.

Was passiert, wenn unser bester Vertriebler geht — hängt dann nicht wieder alles an einer Person?

Genau das soll das System verhindern: Playbook, Video-Dokumentation und ein dokumentierter Prozess sorgen dafür, dass Wissen nicht mit einer Person das Haus verlässt.

Wir haben keine Ahnung von KI — müssen wir das schon können?

Nein. KI kommt erst in Phase 3 (SCALE) ins Spiel, und selbst dann übernimmt das System die technische Seite — Sie entscheiden, die KI schlägt vor.

Migrieren wir unsere Excel-Daten automatisch mit, oder müssen wir das selbst machen?

Datenmigration ist als optionales Add-on verfügbar — wird im Sales-Gespräch aktiv besprochen, nicht stillschweigend vorausgesetzt.

Läuft nach ein paar Monaten wieder heimlich eine Excel nebenher?

Wenn das passiert, ist das kein Motivations-Problem im Team — es ist ein Signal, dass irgendwo eine reale Anforderung im System fehlt. Jede Excel hat einen Grund, warum sie damals entstanden ist. Genau diese Gründe holen wir in Phase 1 ab, bevor die erste Property angelegt wird — nicht "was soll HubSpot können", sondern "was tut dein Vertrieb tatsächlich". Taucht trotzdem wieder eine auf, schließen wir diese Lücke im Rahmen der Systembegleitung — nicht mit einem Appell, sich mehr Mühe zu geben.

Wie sieht das Reporting aus — und ab wann kann ich mich darauf verlassen?

Vier Dashboards für vier Rollen: der Vertriebler sieht seine Prioritätenliste, der Head of Sales Team-Performance und Deal Health, die GF Pipeline und Forecast, der CFO Umsatzentwicklung und ROI. Verlässlich wird das Reporting erst, wenn die Datenbasis stimmt — also nach Phase 1. Davor würden die Dashboards Annahmen zeigen statt Realität. Deshalb steht der Dashboard-Bau am Ende des Prozesses, nicht am Anfang: schöne Zahlen aus schlechten Daten sind gefährlicher als gar kein Dashboard.

Mein Vertrieb trägt heute kaum etwas ein — wie soll der Forecast dann jemals stimmen?

Genau das ist der Punkt, an dem wir ansetzen. Ein Forecast entsteht nicht durch mehr Disziplin, sondern durch Stage-Logik: Jede Pipeline-Stage hat klare Eintrittskriterien — bestimmte Felder müssen gefüllt sein, damit ein Deal überhaupt weiterrücken kann. Fehlen diese Daten, bleibt der Deal stehen, egal wie sehr der Vertriebler ihn vorantreiben will. Es geht also nicht darum, dass jemand ans Eintragen erinnert wird — das System lässt es ohne die nötigen Informationen schlicht nicht zu. Und ein Deal, der sichtbar in der falschen Stage feststeckt, fällt im Weekly von selbst auf.

Wie schnell sehe ich was diese Woche passiert ist — ohne im System suchen zu müssen?

Montags 8 Uhr, 30 Sekunden, ein Blick. Das GF-Dashboard zeigt drei Dinge: welche Deals diese Woche schließen sollten, wo Deals stagnieren und Aufmerksamkeit brauchen, welche Renewals in den nächsten 30 Tagen anstehen. Kein Klick. Kein Filter. Kein Anruf bei der Vertriebsleitung. Das gleiche Prinzip für Head of Sales, CFO und Vertriebler — jeder bekommt seine Sicht, in Sekunden, ohne Aufwand.

Wir wachsen gerade schnell — wächst das System mit, oder bauen wir in einem Jahr wieder alles neu?

Das System ist von Anfang an auf Wachstum ausgelegt, nicht auf den aktuellen Zustand. Pipelines, Automationen und Reporting sind so gebaut, dass sie mehr Volumen, mehr Reps und mehr Komplexität aufnehmen, ohne dass die Grundstruktur wechselt. Was mit 5 Vertrieblern funktioniert, funktioniert mit 15 genauso — es kommen neue Automationen und Kanäle dazu, das Fundament bleibt bestehen. Genau deshalb baut die Systembegleitung nach Projektabschluss auch nicht auf Stillstand, sondern auf laufende Erweiterung: neue Automationen, neue Kanäle, alle drei Monate neu geschärfte Prioritäten.

Wo fangen wir überhaupt an, wenn aktuell nichts strukturiert ist?

Genau bei nichts — das ist der einfachere Startpunkt, nicht der schwierigere. Wo bereits ein System existiert, muss erst aufgeräumt und migriert werden. Bei Ihnen beginnen wir direkt mit der Frage, wie Ihr Vertrieb heute tatsächlich abläuft: welche Schritte gibt es, wer macht was, wo hakt es. Aus diesen Antworten entsteht die erste Pipeline-Struktur — nicht aus einer HubSpot-Vorlage. Woche 1 beginnt nicht mit Software, sondern mit Ihrem Prozess auf dem Papier.

Ist das Ganze DSGVO-konform, oder müssen wir uns selbst noch darum kümmern?

DSGVO-Konformität ist Teil des Fundaments, nicht ein nachträglicher Haken. Noch bevor das System live geht, sind Einwilligungsverwaltung, Datenverarbeitung und die rechtlichen Grundeinstellungen bereits eingerichtet. Gerade wenn heute noch mit Excel-Listen und WhatsApp gearbeitet wird, ist das oft der Punkt mit dem größten Nachholbedarf — und genau deshalb bauen wir ihn in Phase 1 ein, nicht als Extra-Schritt danach.

Dein Vertrieb hängt an Menschen.Nicht an einem System.